AQUA Mühle Vorarlberg gGmbH
Datenschutzbeauftragte
Obere Lände 5b
6820 Frastanz
E-Mail-Adresse

Datenschutzerklärung AQUA Mühle Vorarlberg


1 Einführung


1.1 Grundsätze


AQUA Mühle Vorarlberg verarbeitet personenbezogene Daten. Dabei stellen wir den bestmöglichen Schutz her. Dazu sind wir gesetzlich und fachlich verpflichtet. Darüber hinaus entspricht dieses Vorgehen unserer Grundhaltung, den Schutz der Vertrauensbeziehung zwischen KlientIn und AQUA Mühle Vorarlberg zu wahren. Nachfolgend finden Sie die Bestimmungen, nach denen das AQUA Mühle verfahren wird, wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten geht. Außerdem enthält dieses Dokument umfassende Informationen über Umfang und Zwecke unserer Datenanwendungen. Wenn in diesen Bestimmungen von "ich", "wir", "unser" oder "AQUA Mühle" die Rede ist, ist AQUA Mühle Vorarlberg (AQUA Mühle) gemeint.

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche ist

AQUA Mühle Vorarlberg gemeinnützige GmbH
FN 257050 s, Landesgericht Feldkirch
Obere Lände 5b
6820 Frastanz
Telefon: +43 5522 51596-0
Fax: +43 5522 51596-9
E-Mail: info@aqua-soziales.com


1.2 Was sind "personenbezogene Daten"?


Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person ("betroffene Person") beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.


1.3 Was bedeutet der Begriff "Verarbeitung personenbezogener Daten"?


Unter "Verarbeitung personenbezogener Daten" versteht man jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren (EDV/Computer etc.) ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Gemeint sind also beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung (Korrektur), das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung der personenbezogenen Daten.

Alle diese Vorgänge oder zumindest Teile davon muss AQUA Mühle durchführen, um die Dienstleistungen zu erbringen, zu dokumentieren und die Leistungen mit Förder- und Auftraggebern abzurechnen.


1.4 Datenschutz bei der Erbringung von Dienstleistungen durch AQUA Mühle


1.4.1 Die Dokumentation im Zusammenhang mit der Finanzierung der Leistungen:
Unsere Dienstleistungen werden zu einem großen Teil durch Fördergeber auf Basis gesetzlicher Grundlagen finanziert. Für die entsprechenden Leistungsnachweise muss AQUA Mühle personenbezogene Daten verarbeiten und diese teilweise auch an die Fördergeber übermitteln. Aus den genannten Konstellationen ergeben sich für die Datenverarbeitung zudem gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen.


1.4.2 Die fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit gesetzlichen Vorgaben:
Bei AQUA Mühle sind für die Erbringung der Leistungen MitarbeiterInnen mit zahlreichen unterschiedlichen Professionen angestellt: PsychologInnen, PsychotherapeutInnen, PädagogInnen, SozialarbeiterInnen etc. Diese unterliegen gesetzlichen Vorgaben (Psychologengesetz, Psychotherapiegesetz etc.). Diese gesetzlichen Grundlagen verpflichten uns dazu, gewisse personenbezogene Daten zu verarbeiten. Ähnlich wie in einem Verhältnis Arzt/Ärztin-PatientIn der Arzt bzw. die Ärztin dazu verpflichtet ist, Daten wie Diagnosen, Krankheitsverläufe etc. zu verarbeiten.

Aus den genannten Grundlagen können sich zudem gesetzliche Aufbewahrungsfristen für die Daten ergeben.

1.4.3 Die Fachliche Dokumentation im Zusammenhang mit dem Beratungsvertrag:
Nehmen KlientInnen ein Angebot von AQUA Mühle in Anspruch, kommt ein Vertrag zustande. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die Dienstleistung durchzuführen.

Aus der Vertragsbeziehung ergeben sich gesetzliche, vertragliche und haftungsrechtliche Aufbewahrungsfristen.

Es ist daher nicht möglich, das Beratungsangebot und die Unterstützungsleistungen zu nutzen, ohne Daten bekannt zu geben. Deren Bereitstellung ist in den meisten Fällen gesetzlich vorgeschrieben bzw. für einen Vertragsabschluss erforderlich. Die Differenzierung, welche Daten für die jeweilige Beratung/Betreuung/Begleitung erforderlich oder freiwillig erhoben werden, ist fallspezifisch und für die KlientInnen transparent nachvollziehbar.

1.5 Verschwiegenheit


Die bestmögliche Hilfestellung und der optimale Schutz unserer KlientInnen sind das zentrale Anliegen unserer Arbeit. Mit Inanspruchnahme einer Beratung/Betreuung/Begleitung von AQUA Mühle schenken uns unsere KlientInnen ihr Vertrauen. Daher gehen wir selbstverständlich auch mit allen Inhalten aus dem Coaching-Kontext sehr sorgfältig um.

Alle unsere MitarbeiterInnen unterliegen der strengsten Verschwiegenheit. Die Weitergabe von KlientInnen-Daten erfolgt daher nur im Einverständnis mit den KlientInnen oder aufgrund einer besonderen Rechtfertigung (beispielsweise Gefahr für Leib und Leben, die anders nicht abgewendet werden kann).

Wenn Sie eine Beratung in Anspruch nehmen, dann verarbeiten wir also Ihre Daten, gehen mit diesen aber sehr sorgsam um!


2 An wen richten sich diese Bestimmungen?


Diese Datenschutzbestimmungen richten sich an alle KlientInnen von AQUA Mühle.


3 Welche Daten erheben wir von unseren KlientInnen?


Wenn Sie eine Dienstleistung von AQUA Mühle in Anspruch nehmen, müssen wir aus den obengenannten Gründen gewisse Daten verarbeiten. In der Regel sind das
  • Stammdaten zu Ihrer Person
    • zum Beispiel Name, Vorname, Geburtsdatum
    • Anschrift, Telefonnummern, Geschlecht, Sozialversicherungsnummer,
    • Staatsangehörigkeit, Mailadresse, Familienstand etc.
    • Stammdaten Dritter
    • Sofern nötig, werden auch Stammdaten zu Dritten erfasst, da diese als Fallmitglieder zur Erbringung der Dienstleistung notwendig sind (Familienmitglieder, sonstige Personen aus dem Umfeld etc.)
    • Die personenbezogenen Daten dieser Fallmitglieder
    • unterliegen natürlich den gleichen Datenschutzbestimmungen.
  • Daten zum eigentlichen Coaching

In den zahlreichen Dienstleistungen, welche AQUA Mühle erbringt, werden aufgrund der verschiedenen Inhalte und Ziele jeweils unterschiedliche Daten erarbeitet. Beispielhaft können hier vorkommen: Dokumentation des Coachingverlaufs, Dokumentation der erbrachten Leistung, Bewilligungsverlauf zum Fall, Diagnosen, Begründung, warum die Dienstleistung notwendig ist etc.
Auch hier gilt wieder, dass die Daten, welche für die jeweilige Dienstleistung nicht relevant sind, nicht verarbeitet werden.

4 Warum erheben, speichern, nutzen und geben wir personenbezogene Daten weiter (Zwecke und ihre Rechtsgrundlagen)?


Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten für folgende Zwecke:
  • Um mit KlientInnen zu kommunizieren und unser Angebot bereitzustellen (rechtliche Grundlage: Durchführung des Vertrages mit KlientInnen)
  • Zur fachlichen Dokumentation (Leistungsnachweis, Verlaufsdokumentation, Reflexions- und Erinnerungsstütze, zum Teil Diagnosen; rechtliche Grundlage: Vertragsdurchführung, berufsgesetzliche Verpflichtung)
  • Für die Abrechnung mit Fördergebern (rechtliche Grundlage: Vertragsdurchführung, gesetzliche Verpflichtung)
  • Für statistische Auswertungen, die im öffentlichen Interesse liegen, ohne personenbezogene Ergebnisse (Jahresbericht, Rückmeldung an den Kostenträger, Bedarfsanalyse; rechtliche Grundlagen: vertragliche und gesetzliche Verpflichtung)
  • Zur Qualitätssicherung der fachlichen Arbeit (rechtliche Grundlage: gesetzliche Verpflichtung, Vertragsdurchführung, Wahrung lebenswichtiger Interessen anderer Personen oder Wahrung berechtigter Interessen von AQUA Mühle Vorarlberg
  • Für die interne und externe Revision sowie zur Vorbeugung von Missbrauch und zur Rechtsverteidigung (rechtliche Grundlage: Wahrung lebenswichtiger Interessen anderer Personen oder Wahrung berechtigter Interessen von AQUA Mühle)

5 Wie erheben und speichern wir personenbezogene Daten?


Der Schutz der Privatsphäre der KlientInnen hat für AQUA Mühle höchste Priorität. Wir treffen den Risiken angemessene Maßnahmen, um gespeicherte personenbezogene Daten vor Missbrauch, Verlust und unberechtigtem Zugriff, unberechtigter Änderung oder unberechtigter Weitergabe zu schützen, zum Beispiel durch den Einsatz physischer Sicherheitsmaßnahmen und eingeschränkten Zugang zu elektronischen Datenbeständen. Die KlientInnen unterliegen keiner automatisierten Entscheidung, die diesen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Unsere MitarbeiterInnen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit personenbezogener Daten und die Privatsphäre natürlicher Personen zu respektieren.

Alle MitarbeiterInnen von AQUA Mühle sind auf dem Gebiet des Datenschutzes geschult und erhalten nur für ihre jeweilige Rolle eingeschränkten Zugriff auf personenbezogene Daten. Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Wege, wie wir Daten von Ihnen erheben und speichern:
Im Rahmen einer Beratung/Unterstützungsleistung geben wir Daten in unsere Datenbank ein. Dazu erhalten wir Daten
  • entweder direkt von KlientInnen oder
  • von anderen Institutionen, welche uns KlientInnen zu- bzw. überweisen (Fördergeber, Behörden etc.)
  • oder durch die Verwendung eines Online-Formulars auf unserer Website.
5.1 Daten, welche im Rahmen einer Beratung/Unterstützungsleistung verarbeitet werden
Die Daten werden nur auf unseren Servern verarbeitet. Die Server werden durch AQUA Mühle betrieben (Serverbetriebssystem sowie die Programmsoftware werden von AQUA Mühle verwaltet).

5.2 Daten, welche über Online-Formulare eingegeben werden

Wir erheben personenbezogene Daten direkt von Ihnen, wenn Sie personenbezogene Daten über Online-Formulare unserer Website eingeben. Die Daten werden nur auf unseren Servern verarbeitet. Die Server werden durch AQUA Mühle betrieben (Serverbetriebssystem sowie die Programmsoftware werden vom AQUA Mühle verwaltet).


6 Wie lange speichern wir Ihre Daten?


Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es nötig ist, um die Erfüllung der oben genannten Zwecke sicherzustellen bzw. solange wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, werden die Daten gelöscht.


7 An wen übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten?


Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur in den folgenden Fällen:
  • soweit wir dazu gesetzlich oder vertraglich berechtigt und / oder verpflichtet sind;
  • mit Ihrer Einwilligung; und
  • an Unternehmen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen.
Empfänger personenbezogener Daten können Systempartner (etwa: Kinder- und Jugendhilfe, andere Institutionen aus dem Gesundheits- und Sozialbereich, AnwältInnen, ÄrztInnen,…), Fördergeber (Land Vorarlberg, Bund etc.), gesetzliche VertreterInnen oder sonstige Personen, die im Coaching-Kontext Unterstützung bieten, sein.


8 Wie können Sie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten und sie berichtigen? Welche anderen Rechte haben Sie?


Sie haben das Recht auf Zugang (Auskunft) zu Ihren personenbezogenen Daten und – unter bestimmten Voraussetzungen – auch auf Korrektur (Berichtigung), Löschung, Beschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit. Für den Fall, dass Sie uns Ihre Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf wird dann für alle zukünftigen Verarbeitungsvorgänge wirksam, berührt jedoch nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Sie können von Ihren Rechten Gebrauch machen, indem Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Wir werden Sie gegebenenfalls auffordern, Ihre Identität zu verifizieren und anzugeben, welche Informationen Sie wünschen.


9 Wie können Sie eine datenschutzbezogene Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde vorbringen?


Sie können bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, eine Beschwerde einreichen.


10 Wie kann eine Kontaktaufnahme mit dem/der Datenschutzbeauftragten erfolgen?


Sollten Sie Anmerkungen oder Fragen, Bedenken oder Beschwerden bezüglich der Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie bitte unsere/n Datenschutzbeauftragten über die folgende E-Mail-Adresse oder schreiben Sie uns an folgende Adresse
AQUA Mühle Vorarlberg gGmbH
Datenschutzbeauftragte
Obere Lände 5b
6820 Frastanz


11 Daten, welche beim Zugriff auf die Website von AQUA Mühle verarbeitet werden


Jedes Mal, wenn Sie das Internet nutzen, überträgt Ihr Internetbrowser automatisch bestimmte Informationen, die wir in sogenannten Server-Protokollen speichern. Die Server-Protokolle werden zur Erkennung von Störungen und aus Sicherheitsgründen (z. B. Angriffserkennung) für eine Zeit von bis 36 Monaten gespeichert und danach gelöscht, sofern kein Sicherheitsvorfall eingetreten ist und die Server-Protokolle als Beweismaterial benötigt werden. Server-Protokolle enthalten typischerweise die folgenden Informationen:
  • die IP-Adresse des Endgeräts, von dem aus auf den Online-Dienst zugegriffen wurde
  • die Internet-Adresse der Website, von der aus auf die Website zugegriffen wurde (sog. Referrer-URL),
  • den Namen des Service-Providers, über welchen auf die Website  zugegriffen wurde,
  • den Namen der aufgerufenen Daten bzw. Informationen,
  • Datum und Uhrzeit sowie die Dauer des Zugriffs,
  • die übertragene Datenmenge,
  • das Betriebssystem und Informationen bezüglich des genutzten Internetbrowsers und den http-Statuscode (z. B. "Abruf erfolgreich").
  • Allfällig eingegebene Formulardaten werden nicht gespeichert, sondern nur per E-Mail weitergeleitet.


12 Cookies


Wir verwenden sogenannte Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Internetbrowser auf Ihrem Endgerät ablegt und speichert. Wenn eine Website erneut besucht wird, sendet der Internetbrowser die Informationen des Cookies zurück und ermöglicht dem Anbieter der Website, Ihren Internetbrowser wiederzuerkennen. Die Website von AQUA Mühle nutzt nur sogenannte Session-Cookies (oder "Sitzungscookies"), sodass Ihr Endgerät die durch das Cookie übermittelten Informationen nicht speichert, nachdem Sie die Website verlassen haben. Wenn Sie Ihren Browser schließen, wird das Session-Cookie, das durch die Website von AQUA Mühle gesetzt wurde, gelöscht und es werden keine Informationen aufbewahrt, die Sie oder Ihren Browser bei Ihrem nächsten Besuch auf der Website von AQUA Mühle identifizieren können.


13 Webanalyse


Unsere Website verwendet Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Dazu werden Cookies verwendet, die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um eine IP-Anonymisierung erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html Sie können dies verhindern, indem Sie Ihren Browser so einrichten, dass keine Cookies gespeichert werden.

Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen.


13.1 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics ist Ihre Einwilligung gemäß https://dsgvo-gesetz.de/art-6-dsgvo/ Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO

13.2 Empfänger / Kategorien von Empfängern

Der Empfänger der erhobenen Daten ist Google.

13.3 Übermittlung in Drittstaaten

Die personenbezogenen Daten werden unter dem EU-US Privacy Shield auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission in die USA übermittelt. Das Zertifikat können Sie unter https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI abrufen.

13.4 Dauer der Datenspeicherung

Die von uns gesendeten und mit Cookies, Nutzerkennungen (z. B. User-ID) oder Werbe-IDs verknüpften Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat.

13.5 Betroffenenrechte

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können

14 Änderungen dieser Bestimmungen


Diese Bestimmungen werden regelmäßig überprüft, um neuen gesetzlichen Regelungen und Technologien, Änderungen unserer Tätigkeiten und Verfahren sowie dem sich wandelnden Geschäftsumfeld Rechnung zu tragen.

Zuletzt aktualisiert: Mai 2018